So gelingt effiziente Kooperation mit externen Entwicklern in BI-Projekten
7. Dezember 2020
BI-Entwickler sind Mangelware, IT-Outsourcing an der Tagesordnung. Diese Herausforderungen kommen daher nicht nur Ihnen sehr bekannt vor: Die fachliche und technische Abnahme von SAP-Entwicklungen ist extrem zeitaufwändig und oft erklärungsbedürftig. Eine technische Dokumentation, die die Umsetzung der Anforderungen festhält, existiert meistens nicht – oder nur rudimentär, denn: SAP-Standardmittel machen eine Dokumentation zur Sisyphos Arbeit. Darüber hinaus variieren System-Know How, Systemzugang und Muttersprache bei allen Involvierten. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen anhand eines Beispiels, wie Sie die Kooperation mit externen BI-Entwicklern mithilfe von automatisierter Dokumentation für alle Beteiligten effizient und einfach gestalten.
Das Problem: Die ineffiziente Abnahme von BI-Entwicklungen bei IT-Outsourcing
Steffens Finger trommeln einen nervösen Takt auf seine Schreibtischplatte, während seine Augen die drei Bildschirme abwechselnd fixieren. Sein Kollege gibt ihm mit einem entnervten Seufzen zu verstehen, dass er nicht alleine ist. Steffen stoppt den Takt und reibt sich die Augen. Die Woche hat gerade erst begonnen – und sie wird lang werden. Momentan koordiniert er als BI-Projektleiter unter anderem ein SAP BW-Projekt, das Martin, sein Kollege aus dem Einkauf, initiiert hat. Martin ist für das fachliche Reporting zuständig und benötigt einige Queries, die auf dem BW-Einkaufsdatemodell basieren. Da Entwickler Mangelware sind, arbeitet Steffens Firma mit einem ausländischen Unternehmen zusammen, das die Queries kostengünstiger entwickelt. Sein Ansprechpartner dort ist BI-Entwickler James.
Von James weiß er: Die Queries sind fast fertiggestellt. Sie müssen also bald von ihm und seinem Kollegen Martin abgenommen werden.
Steffen braucht dafür von James zeitnah eine Dokumentation mit allen technischen Details, um einigermaßen überprüfen zu können, wie und ob alle Anforderungen umgesetzt wurden. Vor dem Abgleich von Anforderungen und Umsetzung graut ihm jetzt schon, weil seine To Do-Liste ohnehin aus allen Nähten platzt. Dokumentationen sind seiner Erfahrung nach außerdem meistens schwer nach Stichworten durchsuchbar und voll von Screenshots. Er rauft sich die Haare und weiß gleichzeitig, dass es noch schlimmer kommen könnte: Wenn James gar keine Dokumentation erstellt, muss er sich mühsam durch das Einkaufsdatenmodell klicken, um James‘ Umsetzung zu überprüfen.
Sein Kollege Martin dagegen braucht weniger technische Informationen für die Abnahme. Er interessiert sich nur für fachliche Infos, wie beispielsweise den Zweck jeder Query und welche Daten sie abfragt. Er hat keinen Backend-Zugang, um sich die Query anzuschauen – braucht also Erläuterungen außerhalb von SAP. Im Gegensatz zu Steffen sind ihm englische IT-Termini nicht geläufig, daher bevorzugt er die Abnahme in deutscher Sprache.
James wiederum sieht sich nun vor der Herausforderung, seine Entwicklung zu dokumentieren. Und zwar so schnell wie möglich. Er wird dafür zusätzliche Stunden benötigen und berechnen müssen, die eigentlich nicht im Zeitplan oder im Budget vorgesehen waren.
Die Lösung: Automatisierte SAP Dokumentation
Zwei unterschiedliche Dokumentationen des Query-Projekts würden Steffen und Martin die Abnahme also erleichtern. So einfach wie das klingt, ist das aber natürlich nicht: SAP-Standardmittel sehen keine Dokumentation auf Knopfdruck vor. Es bedeutet unheimlich viel Aufwand, alle Entwicklungen, Business-Logiken und Hintergrundinformationen manuell zu dokumentieren. Eine Projektdokumentation treibt daher seit jeher Entwickler in den Wahnsinn. Ist sie endlich einmal erstellt, variiert sie je nach Ersteller in ihrem Aufbau, ist schwer nach Stichworten durchsuchbar und wimmelt stattdessen nur so vor Screenshots. Das Know-How der Empfänger (technisch vs. fachlich) wird dabei gar nicht erst beachtet, ebenso wenig wie die unterschiedliche Sprache. Sie hat zudem wenig Nutzen, weil sie nach der ersten Änderungen im System bereits veraltet ist und nie wieder benutzt wird.
Die gute Nachricht: Mit Automatisierung wird der Wunschtraum einer schnellen Projektdokumentation Realität. Das SAP BI Tool Docu Performer fertigt Objekt-Dokumentation, Dokumentationen ganzer Applikationen (SAP BW, BO, SAC, BPC, HANA, ERP) oder systemübergreifende Dokumentation von Projekten automatisiert an.
Mit der Dokumentationssoftware Docu Performer kann James technische und fachliche Kommentare an beliebigen Objekten hinterlegen. So kann er Steffen beispielsweise Hintergrunderläuterungen zu komplexen Entwicklungen mitteilen und Martin beschreiben, welche Informationen eine bestimmte Query abfragt. James‘ Wissen bleibt auf diese Weise auch nach Beendigung des Projekts erhalten.
Der Docu Performer bietet James die Möglichkeit auf bestimmte Aspekte der Dokumentation einzuwirken: Inhaltlich kann James festlegen, welche technischen Informationen und Kommentare in welcher Sprache berücksichtigt werden sollen. Dadurch kann er mit wenigen Klicks zwei Dokumentationen für unterschiedliche Zielgruppen (Steffen und Martin) erstellen. Zudem kann das Format des Dokuments festgelegt werden – James stehen dabei die Formate Word, PDF, Excel, HTML oder ein direkter Confluence-Upload zur Verfügung.
Wird die Dokumentation initiiert, verbindet sich der Docu Performer mit den SAP-Systemen, liest die technischen Objektinformationen aus, kombiniert sie mit den fachlichen Kommentaren und stellt sie strukturiert samt eines Inhaltsverzeichnisses in einem Dokument dar.
Im ersten Kapitel erhalten Steffen und Martin beispielsweise erste allgemeine Informationen über die Query – hinsichtlich ihrer Zeitaktualität, der Datenherkunft und bestehenden Verantwortlichkeiten. Im zweiten Kapitel finden sich Infos zu den Query-Eigenschaften, bspw. auf welchem InfoProvider sie basiert. In den darauffolgenden Kapiteln werden die Query-Elemente samt ihrer Ausprägungen beschrieben: So kann Martin in seinem Dokument schnell feststellen welche Filter auf welchen Merkmalen gesetzt wurden, aus welchen Kennzahlen sich die berechneten Kennzahlen zusammensetzen und Steffen kann sich in der detaillierten Dokumentation alle Einstellungen der Objekte anschauen und bspw. auch das Customer-Exit Coding der Variablen genauer überprüfen. In Kapitel 3 die Variablen und welche Filter an Merkmalen gesetzt werden.
Die Beispieldokumentation können Sie sich in diesem Video ab Minute 07:48 anschauen.
Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren
Mithilfe des Docu Performers kann James also zwei effiziente Abnahmedokumente des Projekts erstellen. Da er die zur Verfügung gestellten Dokumentations-Templates verwendet, folgt er dem einheitlichen Dokumentationsstandard von Steffens und Martins Unternehmen, das alle Beteiligten kennen und schnell navigieren können. Nun können Steffen und Martin ohne Gegencheck im System nachvollziehen, wie James vorgegangen ist und wie das Ergebnis aussieht. Manuelle Fehler werden vermieden und alle können sich auf die Korrektheit der Dokumentation verlassen.
So bleibt Steffens BI-Projekt im Budget- und Zeitrahmen und sein Kollege muss sich diese Woche weniger Trommelkonzerte anhören.
Docu Performer für SAP BW, ERP, S/4, HANA, BO und SAC kostenlos testen
Möchten Sie sich von automatisierter, systemübergreifender Dokumentation selbst überzeugen? Dann testen Sie den Docu Performer hier einfach kostenlos für 30 Tage bei vollem Funktionsumfang. Wir begleiten Sie dabei gerne Schritt für Schritt, wenn Sie möchten – mit persönlichen Websessions, Use Case-Anleitungen und schnellem Support. Natürlich kostenlos.